Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Palosuojelun edistämissäätiö – Stiftelsen för Brandskyddets Främjande sr.
Y-tunnus: 1005296-3
Postiosoite: Ketunlinnantie 20, 04300 Tuusula

2. Rekisterin nimi

Palosuojelun edistämissäätiön apurahajärjestelmä.

3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Yhteyshenkilönä toimii säätiön toimitusjohtaja Marko Hasari
Sähköpostiosoite on: marko.hasari@spek.fi
Puhelinnumero: 050 337 5648

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn ja yhteydenpitoon, sekä sähköisen palvelun toiminnan seurannan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi. Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen ja tutkimuksen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot.

Järjestelmään kerätään yhteystietoja apurahan hakijasta ja työryhmän jäsenistä, Nämä tiedot kerätään apurahan hakijoilta. Hakija voi myös nimetä suosittelijoita, joiden järjestelmään tallennettavat tiedot hakija antaa.

Lisäksi kerätään apurahojen maksatus- ja maksutietoja, tieto hakijan toiminnasta apurahaportaalissa ja käyttöön liittyviä teknisiä tietoja, kuten lokitietoja tapahtumista. Lisäksi kerätään rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen järjestelmän sisäinen viestintä.

Apurahan hakijan tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen hakijan suostumukseen ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Myös muiden rekisteröityjen rekisteröinti perustuu henkilöiden suostumukseen. Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella ja liitteissä olevien henkilötietojen antamista. Mikäli riittäviä henkilötietoja ei anneta, hakemus voidaan jättää käsittelemättä.

5. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsittelevät säätiön hallitus, säätiön erikseen määrittelemät arvioijat, teknistä tukea antavat henkilöt, tilinpidosta ja maksatuksesta huolehtivat nimetyt käyttäjät ja tilintarkastajat. Tietoja näytetään vain siinä laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.

6. Rekisterin suojaus

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa ja järjestelmän käyttö tapahtuu suojatun SSL yhteyden kautta. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat erilaisilla teknisillä keinoilla suojattuja. Pilvipalvelun palvelimet sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Käyttäjien käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät henkilötiedot

• Käyttäjätunnukset säilytetään, mikäli käyttäjillä on hakemuksia. joita ei ole merkitty päättyneeksi.
• Jos käyttäjätunnus on tarkasteluhetkellä ollut käyttämättä yli kolme vuotta, eikä hakijalla ole aktiivisia hakemuksia, käyttäjätunnus poistetaan järjestelmästä.

Keskeneräiset hakemukset

• Hakija voi itse poistaa keskeneräiset hakemukset järjestelmästä.
• Säätiö poistaa keskeneräiset hakemukset viimeistään 12 kuukauden kuluessa haun päättymisestä.

Ei myönnetyt hakemukset

• Säätiö poistaa tai anonymisoi kielteisen päätöksen saaneet hakemukset viiden vuoden kuluessa hakuvuoden päättymisestä. Anonymisoinnissa hakemustiedoista poistetaan kaikki henkilötiedot.

Hakemukseen liittyvät viestit poistetaan, kun hakemus poistetaan tai kun viestit havaitaan tarpeettomiksi.

Hakemusten liitteet poistetaan kolmen vuoden sisällä myöntövuoden päättymisestä.

Maksatustietojen tilinumerot ja henkilötunnukset poistetaan kahden vuoden sisällä loppuraportin hyväksymisestä.

Myönnettyjen hakemusten keskeiset tiedot (saaja, tarkoitus, myöntösumma, luokittelut) säilytetään pitkäaikaisesti.

Selvitykset myönnetyistä apurahoista säilytetään pitkäaikaisesti.

8. Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa

Käyttäjien käyttäjätunnukset:

Pääset apurahan hakijana/saajana kirjautumaan järjestelmään ja näkemään kaikki antamasi rekisterissä olevat tiedot avaamalla hakulomakkeen esikatselun. Ajantasaiset yhteystietosi pääset näkemään ja muuttamaan kohdasta Asetukset – Henkilötiedot.

Sinulla on oikeus ja velvollisuus korjata virheelliset tiedot. Jos sinulla on asiaa koskevaa pyyntöä tai kysyttävää, voit osoittaa ne säätiön asiamiehelle järjestelmän sisäisellä viestillä.

Sinulla ei ole kuitenkaan ole tarkastusoikeutta tallennettuihin hakemuksen arviointitietoihin eikä tilastotarkoituksiin kerättyihin tietoihin.

Voit siirtää hakemuslomakkeesi järjestelmästä sähköisessä pdf-muodossa itsellesi.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot henkilötietoja käsitellyn virheellisesti.

9. Tietojen luovutus

Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle.

Myönnettyjen apurahojen saajat ja määrät sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/ hankeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa.

Säätiö voi luovuttaa haettuihin ja myönnettyihin apurahoihin liittyviä tarpeellisia henkilötietoja toisille apurahojen / avustusten myöntäjille.